O SPED é um sistema que veio para facilitar a rotina das empresas na hora de enviar alguns documentos e informações à Receita Federal.
Além da facilidade e praticidade, a plataforma também melhora a produtividade da equipe, que não precisa mais preencher diversas papeladas fiscais e contábeis. Basta acessar o sistema digital e cumprir as tarefas de forma mais rápida.
Bom, neste artigo, vamos esclarecer como funciona o SPED, mas daremos um foco especial a um dos processos da área contábil: o SPED Contábil, também chamado de ECD.
Portanto, continue a leitura para entender sobre esses procedimentos!
O que é o SPED?
SPED significa Sistema Público de Escrituração Digital. Trata-se de uma plataforma digital que começou a ser implantada pelo governo em 2007, a qual solicita às empresas o envio de diversos documentos e informações à Receita Federal.
Ou seja, o sistema, portanto, informatizou vários procedimentos que antes eram todos feitos de forma manual, o que levava mais tempo para serem feitos.
Na prática, os documentos que devem ser enviados pelo SPED fazem parte de diversos processos, tais como:
- EFD: Escrituração Fiscal Digital;
- ECF: Escrituração Contábil Fiscal;
- ECD: Escrituração Contábil Digital;
- CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico;
- NF-e: Nota Fiscal Eletrônica;
- NFS-e: Nota Fiscal de Serviços Eletrônica;
- NFC-e: Nota Fiscal do Consumidor Eletrônica;
- e-Financeira;
- e-Social.
Leia também: Entenda mais sobre o Imposto CSLL e como o tributo é cobrado.
O que é e como funciona o ECD?
Bom, entre todos os tipos de documentos enviados pelo SPED, vamos focar no ECD, que gera algumas dúvidas nas empresas.
ECD significa Escrituração Contábil Digital, também conhecida como SPED Contábil. Ou seja, é o envio de documentos ao SPED relacionados à contabilidade da empresa. Suas regras foram criadas pela Instrução Normativa RFB nº 2003/2021.
Mas quais documentos devem ser enviados pela ECD? Os seguintes:
- Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórios dos assentamentos que foram transmitidos neles;
- Livro Diário e seus auxiliares (se houverem);
- Livro Razão e seus auxiliares (se houverem).
O ECD é uma obrigação anual, cujos documentos devem ser enviados pelo sistema sempre até o último dia útil de maio. Caso contrário, a empresa fica sujeita ao pagamento de multas.
As empresas obrigadas a enviar o SPED Contábil são as que se enquadram nos regimes tributários de Lucro Presumido e de Lucro Real. Isso significa, portanto, que micro e pequenas empresas optantes pelo Simples Nacional estão isentas do envio.
Na prática, antes do envio ao sistema, os procedimentos são os seguintes:
- O arquivo precisa ser assinado de forma eletrônica pelo contador, que depois repassa à empresa.
- As informações devem passar pelo Programa Validador e Assinador (PVA), que pode ser baixado no site da Receita Federal, para que sejam analisadas e, assim, validadas.
- Dentro do PVA, a empresa também assina por meio do certificado digital e devolve o arquivo ao contador, para que ele faça o envio final no SPED Contábil.
Por que é importante para as empresas saber utilizar o SPED?
Bom, apesar de ser obrigatório, o uso do SPED também traz uma série de benefícios às empresas e ao setor de contabilidade.
Em primeiro lugar, o envio dos dados por um sistema digital reduz a quantidade de papel na empresa – o que também significa mais economia nos custos de papelaria e mais espaço para guardar outros arquivos na empresa.
Além disso, os arquivos ficam armazenados na nuvem de forma segura e sem ocupar espaço na memória dos dispositivos eletrônicos.
Outra vantagem é o aumento da produtividade da equipe e a diminuição de erros no envio dos dados à Receita Federal. Os colaboradores conseguem resolver essa tarefa em um menor tempo e de forma mais ágil.
Isso sem falar na simplificação e desburocratização dessas obrigações. O SPED uniformizou diversos documentos que precisam ser enviados, facilitando o cruzamento dos dados e gerando melhores relatórios contábeis e fiscais para a tomada de decisão das empresas.
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